Firmenlogo Punkt-k
Schaltfläche zum öffnen und schließen des News-Panels

News

Infos, Blogs & anderes

Blog
Wie viel Kommunikation bin ich denn XING
Holger Dehnhardt / 27.11.2014 13:12:00
„Ich bekomme xxx Anrufe / eMails / SMS pro Tag“ ist ein nicht selten gehörter Satz. Häufig wird er im selben Tonfall artikuliert, wie die Menge der Freunde auf Facebook oder die 'Likes' für ...

„Ich bekomme xxx Anrufe / eMails / SMS pro Tag“ ist ein nicht selten gehörter Satz. Häufig wird er im selben Tonfall artikuliert, wie die Menge der Freunde auf Facebook oder die 'Likes' für das letzte gepostete Foto, auch wenn ein mehr oder minder großer Leidenston mit klingt.
Laut eines 'Spiegel Online' Artikels sollen sollen Manager/innen heutzutage bis zu 30 mal mehr Anfragen pro Jahr bekommen als noch in den siebziger Jahren [1].
Warum ist das so? Ist die Menge der erhaltenen Anfragen ein Zeichen für die Qualität oder gar Wichtigkeit des Empfängers/ der Empfängerin? Oder gibt es keine Lösungsmöglichkeiten?
Das Gefühl, über alle Maßen beschäftigt zu sein gibt einem Sicherheit, gebraucht zu werden – unabkömmlich zu sein. Da scheint es Führungskräften nicht anders zu gehen als den Mitarbeitern/innen. Die gefühlte Sicherheit allerdings ist ein Trugschluss: Die aus dieser Situation entstehende Belastung ist auf Dauer nicht nur für die beteiligten Personen ungesund, auch die Firmen leiden darunter.
Wenn in der von 'Spiegel Online' zitierten Untersuchung davon gesprochen wird, dass ca. ein Tag in der Woche unnötig kommuniziert wird, ist das sicher dar Maximalwert, ich sehe aber noch eine weitere Zeitfalle: Schlechte Kommunikation! Damit meine ich: Diese Kommunikation ist erforderlich, könnte aber direkter, vollständiger, kürzer oder verständlicher ausfallen. Zusammen bilden diese beiden Aspekte ein erhebliches Optimierungspotential.
Meine These: „Nicht die Menge, sondern die Qualität der Kommunikation ist ist ausschlaggebend!“

Wenn Sie Hilfe beim Heben der Potentiale brauchen oder inhaltliche und technischen Fragen zur operativen Kommunikation in ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung haben, berate ich Sie gerne. Auch biete ich Workshops zum eigenen Umgang mit der geschäftlichen Kommunikation an.
Informationen dazu finden sie unter http://www.punkt-k.de oder schreiben Sie mir hier bei XING oder unter info@punkt-k.de.

-- 
Eine Übersicht über weitere Artikel zum Thema Kommunikation finden Sie unter http://www.punkt-k.de?news=true

[1] http://www.spiegel.de/karriere/berufsleben/e-mails-und-meetings-so-viel-arbeitszeit-wird-jedes-jahr-vergeudet-a-985991.html

Lesenswert
Ein Tag in der Woche wird unnötiger Kommunikation geopfert Punkt-K
Holger Dehnhardt / 25.11.2014 10:40:00
Spiegel-Online berichtete am 14.08.2014 von einer Untersuchung der Unternehmensberatung Bain zum Thema Arbeitszeit und Kommunikation. Zentrale Aussage: Tausende Stunden werden jährlich mit ...

Spiegel-Online berichtete am 14.08.2014 von einer Untersuchung der Unternehmensberatung Bain zum Thema Arbeitszeit und Kommunikation.
Zentrale Aussage: Tausende Stunden werden jährlich mit überflüssigen E-Mails und Konferenzen vertrödelt. "Wäre Zeit tatsächlich Geld und würde sie auch so behandelt, hätten viele Unternehmen mit riesigen Verlusten zu kämpfen", sagt Bain-Partner Imeyen Ebong.


Den vollständigen Text finden Sie unter Spiegel online: E-Mails kosten einen Arbeitstag pro Woche
Blog
Die e-Mail ist tot! Es lebe die e-Mail! De – oder Rekonstruktion einer Kommunikationsform. XING
Holger Dehnhardt / 19.11.2014 11:28:00
Die Königin unter den geschäftlichen Kommunikationsformen ist sie – zumindest was die Mengen angeht – unbestritten. Und diesen Thron hat sie im Sturm erobert. Ich erinnere mich noch an das ...

Die Königin unter den geschäftlichen Kommunikationsformen ist sie – zumindest was die Mengen angeht – unbestritten. Und diesen Thron hat sie im Sturm erobert. Ich erinnere mich noch an das Gefühl, als ich meine erste e-Mail bekam. Ich musste extra einen Freund anrufen, damit er mir eine Nachricht schickt...
Ich erinnere mich auch noch an die Vorteile, die ich der Kommunikationsform e-Mail damals zugeschrieben habe. Kürzlich habe ich in einem Workshop einige dieser Thesen vorgestellt:
1) e-Mails bekomme ich und kann sie später und in Ruhe lesen
2) auch Antworten kann ich, wenn ich Zeit habe
3) Ich werde nicht bei der Arbeit unterbrochen
4) Ich habe alles gleich schriftlich
5) Der Vorgang bleibt im Idealfall zusammen

Spätestens beim dritten Punkt hatte ich die Lacher auf meiner Seite.

Keine dieser Thesen ist mehr haltbar. Der Erwartungsdruck ist für die ersten beiden Punkte zu hoch, der dritte Punkt scheitert an der Technik, die blinkt, piepst oder sonst wie auf sich aufmerksam macht, um die Ankunft einer neuen Nachricht zu verkünden. Der vierte Punkt fällt der puren Länge vieler Kommunikationsfäden (und damit der hohen Redundanz bzw. ) innerhalb einer Korrespondenz so wie der inflationären Benutzung von Dokumentenanhängen zum Opfer. Punkt 5 wird durch schlechte Antwort- und Weiterleitungsgewohnheiten so wie Bulk-CCing oder BCCing ad absurdum geführt.

Die e-Mail ist tot!

Doch halt: Auffallend ist, dass keiner der Punkte systemimmanent ist. Es ist unser Umgang mit dem Medium, der die mannigfaltig vorhanden Vorteile konterkariert. Ein Anhaltspunkt für einen sinnvolleren Umgang ist die Tatsache, dass die e-Mail nach wie vor eine schriftliche Kommunikation ist – wenn auch mit erweiterten Möglichkeiten und geringerer Einstiegsschwelle als Brief und Fax. Damit unterliegt sie einigen Regeln, deren Bewusstmachung uns gute Anhaltspunkte für einen angemessenen Einsatz birgt.
Hierzu eine unvollständige Liste, die gerne ergänzt werden darf:
- Die Sequenz „schreiben, lesen, antworten“ dauert länger als „sprechen, hören, antworten“ - ist also nur dann sinnvoll, wenn etwas festgehalten werden oder mehrere Empfänger gleichzeitig erreichen muss.
- Ich weiß beim Absenden der Nachricht nicht, wann diese ankommt und gelesen wird und toleriere diese Verzögerung.
- In Kopie (egal ob CC oder BCC) sollte eine Nachricht in der Regel nur gesendet werden, wenn ich sie auch als Briefpost in Kopie versendet hätte.
- Anhänge entsprechen Anlagen. Mit dem unkommentierten Anhängen von Dokumenten zwinge ich den Kommunikationspartner, diese zu lesen.
- Ein Betreff sollte den Inhalt der Nachricht wiedergeben – und nicht, weil es so einfach ist, den Inhalt der letzten von diesem Kommunikationspartner gesendeten Nachricht.

Schon diese wenigen Punkte werden uns den wunderbaren Kommunikationsweg e-Mail effektiver und deutlich sinnvoller nutzen lassen.

Es lebe die e-Mail!

Weiteres zum Thema 'strukturelle Unternehmenskommunikation' wird hier noch folgen – ebenso berate ich Sie gerne in allen inhaltlichen und technischen Fragen zur operativen Kommunikation in ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung. Auch biete ich Workshops zum eigenen Umgang mit der geschäftlichen Kommunikation an.
Informationen dazu finden sie unter http://www.punkt-k.de oder schreiben Sie mir hier bei XING oder unter info@punkt-k.de.
--
Eine Übersicht über weitere Artikel zum Thema Kommunikation finden Sie unter http://www.punkt-k.de?news=true

Blog
Kein Schwein ruft mich an - Ein Pladoyer für das gesprochene Wort XING
Holger Dehnhardt / 17.11.2014 12:41:00
Das Telefon hat in den letzten zwei Jahrzehnten einen dramatischen Bedeutungsverlust hinnehmen müssen – und ich meine dabei nicht die Atomisierung der Telefonfunktion in den Smartphones. Nein, ...

Das Telefon hat in den letzten zwei Jahrzehnten einen dramatischen Bedeutungsverlust hinnehmen müssen – und ich meine dabei nicht die Atomisierung der Telefonfunktion in den Smartphones.
Nein, besonders im geschäftlichen Umfeld leidet das Telefon unter dem Konkurrenzdruck von e-Mail & Co.
Ich will nicht behaupten, dass es soweit ist, dass ich mich nach Werbeanrufen sehne; allerdings scheint dieses tatsächlich eines der letzten verbliebenen Kernfelder des Telefonierens zu sein. Warum wohl?
Kommunikation kann bei uns Menschen über viele Kanäle laufen. Zum einen gibt es ein Medium, über das wir die reine Information transportieren – das ist die (Schrift)Sprache. Ob gesprochen oder geschrieben ist für den Transport des Inhaltes erst einmal unerheblich. Zusätzlich haben wir aber die Möglichkeit über Stimme, Sprachrhythmik, Mimik und Gestik Informationen zu transportieren, die den reinen Inhalt unterstützen, anreichern oder auch konterkarieren. Diese Mittel sind alles andere als unerheblich – im persönlichen Umfeld ebenso wie im geschäftlichen. Im Gespräch von Angesicht zu Angesicht können wir mit all diesen Mitteln kommunizieren, bei einem Telefonat können wir zumindest die ersten beiden Mittel zusätzlich benutzen. Allein - bei der schriftlichen Kommunikation sind wir bar aller dieser Mittel.
Als einfaches Beispiel nehme ich gerne den Satz, den wir alle in dem ein- oder anderen Fall schon bemühen mussten: „Dazu bin ich noch nicht gekommen“. >Geschrieben< wird dieser Satz bei einer Unstimmigkeit als Beweis für Ihr Versagen herhalten. Mit der richtigen Betonung >gesprochen< kann dieser Satz aber nicht nur Verständnis hervorrufen, sondern auch gleich in die Lösungsdiskussion überführen.
Die Kehrseite - und meiner Erfahrung nach gerade für die WhatsApp, e-Mail und SMS Generation eine der größten Hürden für den direkten Kontakt – ist, dass wir, genauso wie unser Gegenüber, unsere Stimme und Stimmung nicht vollständig kontrollieren können. Spontane Aktion und Reaktion ist gefragt! Dabei können wir natürlich beeindruckt, verunsichert oder sprachlos werden. Wir können aber auch beeindrucken, verunsichern und sprachlos machen. (Zumindest Letzteres wird uns schriftlich schon per Definition nicht gelingen;-) Ich habe die Erfahrung gemacht, dass sich gerade aus diesen Situationen die zuverlässigsten Kontakte entwickelt haben.

Weiteres zum Thema 'strukturelle Unternehmenskommunikation' wird hier noch folgen – ebenso berate ich Sie gerne in allen weiteren inhaltlichen und technischen Fragen zur operativen Kommunikation in ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung. Auch biete ich Workshops zum eigenen Umgang mit der geschäftlichen Kommunikation an.
Informationen dazu finden sie unter http://www.punkt-k.de oder schreiben Sie mir hier bei XING oder unter info@punkt-k.de.
--
Eine Übersicht über weitere Artikel zum Thema Kommunikation finden Sie unter http://www.punkt-k.de?news=true

Blog
Kommunikation ist alles! Leider? XING
Holger Dehnhardt / 13.11.2014 13:22:00
Geht es Ihnen auch so: Sie kommen morgens ins Büro, kochen sich einen Tee oder Kaffee und … ...schalten Ihren Rechner ein, öffnen das e-Mail Programm und finden ein paar Antworten auf Anfragen ...

Geht es Ihnen auch so: Sie kommen morgens ins Büro, kochen sich einen Tee oder Kaffee und …

...schalten Ihren Rechner ein, öffnen das e-Mail Programm und finden ein paar Antworten auf Anfragen Ihrerseits, einen kurzen Kommentar zu der Zusammenfassung, die Sie von dem initialen Telefonat bezüglich des neuen Projektes gemacht haben, so wie die beiden e-Mails, die Sie am Vortag nicht beantwortet haben, da Sie mitten in der Bearbeitung einer Aufgabe waren, die Sie noch beenden wollten, bevor Sie das Büro verlassen.
Eine halbe Stunde später sind alle e-Mails erledigt. Zwischendurch haben Sie noch das Telefonat eines Kunden entgegengenommen, der sich für das schnelle und übersichtliche Angebot bedankt hat, dass er zwei Tage vorher erhalten hat. Weitere zwanzig Minuten später haben Sie ein Problem zusammen mit der Kollegin im Nachbarzimmer bei einer weiteren Tasse Tee oder Kaffee geklärt, sowie eine komplexere Anfrage telefonisch mit den Lieferanten abgeklärt, der wiederum Ihnen ein Ergebnisprotokoll über die Absprachen zukommen lassen wird.
Ein bis zwei dieser Kommunikationsblöcke werden Sie im Laufe des Tages noch einschieben, die restliche Zeit können Sie konzentriert am Ablaufplan des neuen Projektes arbeiten und Zeit für einen Spaziergang in der Mittagssonne wird wohl auch noch bleiben.

Oder geht Ihnen es eher so: Sie kommen morgens ins Büro, kochen sich einen Tee oder Kaffee und...
… wissen nicht, ob Sie Ihren Rechner überhaupt anschalten wollen – geschweige denn das e-Mail Programm öffnen. Sind doch gestern nahezu die Hälfte der e-Mails übriggeblieben!
Noch bevor Sie eine Entscheidung getroffen haben, ruft der Kunde an, dem sie gestern die Änderungsvorschläge zu seinen Anmerkungen auf Ihre Korrektur der initialen Version der Projektskizze geschickt haben. Er möchte wissen ob Sie seine neuen Ideen gut finden, die er 'inline' in der e-Mail notiert hat; diese habe er bereits vor einer halben Stunde rausgeschickt!
Damit ist die Entscheidung gefallen, Sie müssen sowohl den Rechner anschalten als auch den e-Mail Client öffnen. Neben der e-Mail des Kunden und den von gestern übrig gebliebenen Mails finden Sie noch einige weitere, die aber nur CC an Sie gehen und daher vermutlich nicht so relevant sind und warten können. Auch der Morgengruß der Kollegin von nebenan muss ja nicht sofort beantwortet werden, sie wollten Ihr ja sowieso noch ein paar Dokumente schicken, die sie gestern ausfindig gemacht hatten, und die eine ganz gute Grundlage für die anstehende Problemlösung sein könnten – das soll sie aber dann selber entscheiden. Also ran an die Ideen des Kunden. Sie arbeiten sich durch die Historie der mittlerweile einige hundert Zeilen langen e-Mail und kommentieren die Ideen des Kunden, die er leider auch zu bereits verworfenen Anforderungen hatte. Es ist doch immer wieder schön, wenn man alles schriftlich hat und gut nachvollziehen kann, wer wann was geschrieben hat. Wenn der Kunde dann Ihre Bemerkungen bearbeitet hat und keine weiteren Kommentare mehr einreicht, müssen Sie ja nur noch kurz eine Zusammenfassung des bis dahin geschriebenen schreiben und fertig ist die Grundlage für das Detailkonzept. Ein Blick auf die Uhr zeigt Ihnen, dass bereits anderthalb Stunden vergangen sind, aber es kamen ja zwischendurch auch immer wieder neue Mails, die Sie kurz durchgeschaut haben. Ein wenig Abwechslung schadet ja nicht – und wer weiß, es könnte auch etwas wichtiges sein. ...wie war das eigentlich bei den Mails, die Sie gestern zwischendurch angeschaut haben. War da nicht eine zeitkritische Sache, die heute noch erledigt werden muss – „na dann schau ich schnell noch mal die e-Mails von gestern durch...“

--

Die neueren und neuen Kommunikationsmöglichkeiten sind Segen und Fluch zugleich. Vieles lässt sich schneller und sinnvoller erledigen, häufig aber wird auch gedankenlos mehr Arbeit produ- oder provoziert (je nachdem auf welcher Seite man als Kommunikationspartner sitzt).
Nicht selten führt das zu einem „Kommunikationskollaps“, bei dem vor lauter Kommunikation das operative Geschäft zu kurz kommt. Freiräume zur Weiterentwicklung der Abteilung oder des Unternehmens liegen erst recht in weiter Ferne.
Der Schlüssel um eine solche Situation aufzubrechen liegt in der bewussten, aufgabenabhängigen Auswahl der Kommunikationsmittel so wie einer sinnvollen technischen Unterstützung.

Ein paar Lösungsansätze finden Sie bereits in der ersten Schilderung. In allen weiteren strukturellen, inhaltlichen und technischen Fragen zur operativen Kommunikation in ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung berate ich Sie gerne. Weiterhin biete ich Workshops zum eigenen Umgang mit der geschäftlichen Kommunikation an.
Genauere Informationen dazu finden sie unter http://www.punkt-k.de oder schreiben Sie mir unter info@punkt-k.de.
--
Eine Übersicht über weitere Artikel zum Thema Kommunikation finden Sie unter http://www.punkt-k.de?news=true

--

Eine gute Kommunikation ist mitbestimmend für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Immer häufiger aber steigt der damit verbundene Zeitaufwand unverhältnismäßig.

Die Gründe sind vielfältig, die Lösungsansätze ebenfalls. So vielfältig wie die Unternehmen, die sich dieser Herausforderung stellen müssen.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der sinnvollen Nutzung der unterschiedlichen Kommunikationsmedien. Angepasste technische Mittel können unterstützend eingesetzt werden.

Hier setzt Þ an: Über eine intensive Analyse der Situation und der Akteure werden die zeitintensiven Kommunikationsvorgänge herausgearbeitet. Daraufhin werden spezifische Lösungen entwickelt, die den anfallenden Aufwand deutlich reduzieren und damit neue Spielräume für die Entwicklung des Unternehmens eröffnen.